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Información para Contacto
Esta página electrónica es administrada por AFS Programas Interculturales (AFS), con domicilio en Barrio Francisco Peralta, Avenida 10, Calle 33 Sur, en la Ciudad de San José, Costa Rica.

Si tiene cualquier consulta o solicitud respecto a la información que aquí se entrega, por favor envíe un correo electrónico a: [email protected]

Es política de la Fundación Programas Interculturales AFS Costa Rica (AFS) observar alto estándares éticos en todas sus actividades. AFS procura asegurar que las transacciones y activos de la organización sean contabilizados apropiadamente y que todas las auditorías sean extensivas y completas, particularmente en temas relacionados con contabilidad y con auditoría. También es importante para AFS mantener la confianza de empleados, clientes, suplidores y el público acerca de la calidad de sus libros contables y de su rendición de cuentas. Para AFS es prioridad que todos sus gestiones de negocios sean conducidas cumpliendo con las leyes nacionales, y con las leyes extranjeras que corresponda aplicar, en lo referente a sus operaciones, así como ser consistente con los más altos estándares éticos.

Para colaborar en el logro de esos objetivos, AFS establece procedimientos para el recibo, retención y tratamiento de quejas y preocupaciones acerca de la contabilidad, los controles contables internos, la auditoría, los asuntos financieros y otros temas relacionados con la conducta de negocios, tales como las relaciones de negocios con los vendedores, los clientes, los oficiales de gobierno, los voluntarios y las organizaciones con las que colaboramos (colectivamente denominados como “quejas de negocios”). Las quejas de negocios incluyen no solo aquellas actividades que puedan involucrar a AFS en una práctica impropia o en una violación de la ley, sino también aquellas que puedan ser percibidas como impropias, incluyendo, sin limitación, las siguientes:

• Fraude o error deliberado de parte de AFS en la preparación, evaluación, revisión o auditoría de cualquier estado financiero o reportes de carácter regulatorio.
• Fraude o error deliberado en el registro y mantenimiento de los registros financieros de AFS.
• Deficiencias o falta de cumplimiento de los controles internos de contabilidad.
• Representación errónea o falso testimonio a una autoridad o a un auditor con respecto a un asunto contenido en los estados financieros, los reportes financieros, o los reportes de auditoría de AFS, o
• Desviación al no reportar de manera justa y completa la situación financiera de AFS.

Estos procedimientos aplican a las quejas de negocios presentadas por los empleados y quienes no son empleados de AFS. Las quejas de negocios no incluyen quejas de recursos humanos. Las quejas de recursos humanos son aquellas relacionadas con el trabajo en AFS, incluyendo asuntos relacionados con la salud y seguridad ocupacionales, las promociones, y el acoso o discriminación por edad, sexo, raza u orientación sexual. Las quejas de recursos humanos deben ser reportadas a su supervisor inmediato y/o al encargado de Recursos Humanos de la oficina nacional. Las quejas de negocios tampoco incluyen quejas relacionadas con los participantes, las cuales son manejadas a través de las oficinas de los países socios de AFS o por el equipo de Programas de la oficina nacional según corresponda.

Tratamiento de quejas de negocio:
Para el recibo, tratamiento y resolución de estas quejas de negocios, la Fundación AFS ha establecido la siguiente tabla de referencia:

Para el tratamiento de las quejas de negocios, la Comisión de Finanzas sesionará a puerta cerrada con presencia de sus miembros directivos únicamente, y será responsable de establecer procedimientos para:

• El recibo, retención y tratamiento de las quejas recibidas por AFS con respecto a asuntos de contabilidad, controles internos o asuntos de auditoría, y
• La presentación anónima y confidencial por parte de los empleados de la organización de quejas concernientes a asuntos cuestionables de contabilidad o de auditoría.
• Los empleados que reporten asuntos cuestionables de contabilidad o auditoría serán protegidos de cualquier represalia por haber presentado tal queja.
• Tanto los empleados de AFS, como quienes no lo son, pueden presentar sus quejas por alguno de los siguientes métodos:
  • Por correo electrónico a [email protected]
  • Por carta dirigida a:

Director Nacional
Quejas de Negocios
Fundación AFS Costa Rica
Apartado Postal 4507-1000
San José, Costa Rica

• La persona que comunica una queja de negocios puede hacerlo de manera anónima. Si la queja se presenta de esta manera, ni AFS ni su Junta Administradora hará algún esfuerzo especial por identificar a la persona que haya hecho la comunicación. Si la persona que presenta la queja se identifica ante AFS o ante su Junta Administradora, AFS no revelará su identidad sin su permiso, o a menos que la ley requiera hacerlo.

Retención de quejas de negocios:

Todos los registros de quejas de negocios recibidas por AFS se mantendrán durante diez años, de la siguiente manera:

• El Director Nacional tendrá la custodia de los registros de las quejas de negocios.
• Después del período de diez años, los registros pueden ser eliminados de acuerdo con la política organizacional al respecto.
• Cualquier información desarrollada en el transcurso del tratamiento de una queja de negocios, o de investigaciones relacionadas con esta, deberá ser documentada y retenida como información confidencial en cumplimiento de la política de retención de documentos de AFS.

Investigación de una queja de negocios:
Normalmente las quejas serán investigadas por el director nacional, una vez que el coordinador de la Comisión de Finanzas ha sido notificado al respecto. Adicionalmente, o en lugar del director Nacional, la Comisión de Finanzas puede designar a uno o más de sus miembros, o a una o más personas que designe para ese propósito específico, para que investiguen la queja de negocios recibida por AFS. La persona que investiga la queja debe reportar oportunamente y por escrito todos los hallazgos, conclusiones y recomendaciones propuestas de acciones remediales, según corresponda.

Reporte por parte de la Comisión de Finanzas:
En circunstancias normales, la instancia organizacional que investiga y resuelve la queja reportará acerca de las quejas y su tratamiento al pleno de la instancia superior según corresponda (ver tabla), de manera resumida por razones de confidencialidad, a menos que el asunto requiera de acción legal adicional de parte de la organización.

La Comisión de Finanzas revisará este documento de política anualmente, y podrá enmendarlo a su discreción.

Adoptada por la Junta Administrativa de la Fundación Programas Interculturales AFS Costa
Rica, el 23 de noviembre de 2021

Propósito
El propósito de esta Política de Conflicto de Intereses es proteger los intereses de AFS Costa
Rica cuando se considere tomar una determinación o incurrir en una transacción que pueda
beneficiar los intereses privados de un directivo, funcionario o Asambleísta o colaborador
cercano, resultar en el pago de una compensación excesiva a alguno de los miembros
indicados; o de otra manera violar las leyes que rigen los conflictos de intereses aplicables a
las organizaciones sin fines de lucro.

Imperativo de esta política
Como organización sin fines de lucro, AFS Costa Rica está sujeta a la fiscalización del Estado, así como internamente por sus miembros fundadores y patrocinadores, Junta Administrativo así como al público en general, sobre el uso responsable y adecuado de sus recursos. Los asambleístas, directores, funcionarios y colaboradores en general tienen el deber de actuaren el mejor interés de AFS Costa Rica y no pueden utilizar sus posiciones para su propio beneficio financiero o personal.

Los conflictos de intereses pueden dañar la reputación de AFS Costa Rica y exponer tanto a
la Fundación como a los individuos involucrados en un evento de potencial conflicto de
intereses, a responsabilidad legal si no se manejan adecuadamente. Debe evitarse incluso la
apariencia de un conflicto de intereses, ya que podría socavar el apoyo público a la Fundación.

Sujetos de aplicación de esta Política

Esta política se aplica a todos los fundadores y patrocinadores miembros de la Asamblea de
la Fundación AFS Costa Rica, miembros de la Junta Administrativa, funcionarios y personas
colaboradoras de AFS Costa Rica.

Definición de Conflicto de intereses

Un posible conflicto de intereses surge cuando un asambleísta, un director, funcionario o
persona colaboradora, o parientes de éstos, o una empresa de esa persona (s) puede obtener un beneficio económico de una acción que AFS Costa Rica tome, o de una transacción en la que AFS Costa Rica entre; o tiene otro interés que perjudica, o podría preverse que perjudique, la independencia u objetividad de ese asambleísta, director, funcionario o persona colaboradora en el cumplimiento de sus deberes con AFS Costa Rica.

Deber de advertir de posibles conflictos de intereses

La persona que se enfrente a una situación que, según su leal saber y entender, puede
implicar un eventual conflicto de intereses, debe advertir al órgano o persona que toma la
decisión final, tan pronto como tenga conocimiento de éste y siempre antes de que se lleve acabo cualquier acción que implique el posible conflicto. Lo cual hará mediante una declaración escrita y firmada revelando todos los hechos materiales al órgano o persona    decisor.

Los sujetos de un potencial conflicto de intereses, en especial los miembros de la Junta y
funcionarios deben suscribir un acuerdo de actuación en caso de presentarse una situación
de conflicto de intereses, así como al postularse para elección o ser electo para una posición
de toma de decisiones.

Procedimiento ante un eventual o evidente conflicto de intereses

1. Una vez se haya revelado un posible conflicto y tras recabar toda la información pertinente de la persona involucrada en el mismo, esta persona debe abstenerse de estar presente en las deliberaciones o votaciones sobre el asunto y no deberá intentar influir indebidamente en la determinación del mismo.
2.  El presidente de la Junta Administrativa deberá, si procede designar a una persona o
   comisión ajeno al interés en discusión para que investigue alternativas a la transacción
   o acuerdo propuesto.
3.  Después de ejercer la debida diligencia, la Junta Administrativa o el comité deberá
   determinar si la Organización puede obtener con esfuerzos razonables una
   transacción o acuerdo más ventajoso de una persona o entidad que no daría lugar a
   un conflicto de intereses.
4.  Si no es razonablemente posible una transacción o acuerdo más ventajoso en
   circunstancias que no produzcan un conflicto de intereses, la Junta Administrativa o
   comité determinará por mayoría de votos de los directores desinteresados si la
   transacción o acuerdo es en el mejor interés de AFS Costa Rica, para su propio
   beneficio, y si es justa y razonable. De conformidad con la determinación anterior,
   tomará su decisión en cuanto a la realización de la transacción o acuerdo.
5. Si la Junta Administrativa o el comité creado al efecto de valorar la situación, tienen
   motivos razonables para creer que un miembro no ha revelado un interés financiero,
   informará a esta persona sobre el sustento de tal valoración y le ofrecerá la oportunidad
   de explicarse.
6.  Si, tras escuchar la respuesta del miembro cuestionado y después de realizar una
   investigación adicional según lo justifiquen las circunstancias, la Junta Administrativa
   o el comité determina que el miembro no ha revelado un interés financiero, tomará
   medidas disciplinarias y correctivas apropiadas.
7. Del proceso de investigación se levantará un expediente y se consignará mediante
   actas las votaciones de los miembros.
8. Los miembros de la comisión investigadora y de la Junta Directiva deben guardar
   confidencialidad sobre lo investigado y las resoluciones emitidas.

La resolución que tome la comisión investigadora puede ser sujeta a recursos de
revocatoria y apelación ante la Junta Administrativa, en caso de ser emitida por una
Comisión creada para la investigación, dentro del plazo de tres días hábiles a partir de
la notificación a la persona investigada. Si la resolución la emitió la Junta solamente
tendrá recurso de revocatoria y revisión.

                                                              ANEXO A
Formulario de certificación y divulgación de conflictos de intereses
Nombre: ______________________________________
Cargo: _______________________________________(empleado/voluntario/asambleísta):
Fecha: ____________________________________
                                                     

                                                          Certificación
Al firmar este formulario, certifico que

1 .He recibido, leído y comprendido una copia de la política de conflictos de intereses de la organización y estoy de acuerdo con ella;
2. Entiendo que AFS Costa Rica es una organización sin fines de lucro y que para mantener
su estatus fiscal debe dedicarse principalmente a actividades que cumplan uno o más de sus
sus fines exentos y no participar en actividades y transacciones que proporcionen beneficios
no permitidos a individuos o entidades.
                                       

                                             Declaración de conflicto de intereses

Certifico que no tengo ningún conflicto de intereses real o posible, o describa a continuación
las relaciones, transacciones, cargos que ocupa (voluntario o de otro tipo), o circunstancias
que cree que podrían contribuir a un conflicto de intereses real o posible entre la organización
y sus intereses personales, financieros o de otro tipo:

____ No tengo ningún conflicto de intereses que comunicar.
____ Tengo los siguientes conflictos de intereses reales o posibles que comunicar.

Por favor, especifique a continuación cualquier transacción real de la que tenga conocimiento
entre la organización y cualquier entidad o persona con la que tenga una relación comercial,
de inversión o relación familiar. (Adjunte una declaración complementaria si tiene otros
conflictos de intereses reales o posibles que revelar).

A efectos de determinar posibles conflictos de intereses en el futuro, especifique también otros cargos en Consejos de administración, de entidades con o sin ánimo de lucro, de los que usted o su cónyuge formen parte, así como las empresas comerciales de las que usted o un familiar directo sea directivo o accionistas mayoritarios, y el nombre de su empleador y de cualquier empresa que posean usted o un miembro de su familia).
1. ____________________________________________________________
2. ____________________________________________________________
3. ____________________________________________________________

(Adjunte una declaración complementaria si tiene otros conflictos de intereses reales o
conflictos de intereses que deba revelar).
Por la presente certifico que la información expuesta es verdadera y completa a mi leal saber
y entender de mi conocimiento.

Firma: _________________________________ Fecha: _____________________